Trumpai: taip. Nei Finansinės apskaitos, nei PVM įstatymas nenurodo, kurioje debesų saugykloje laikyti elektronines sąskaitas. Tačiau 10 metų turi išlikti jų autentiškumas, vientisumas ir įskaitomumas, o mokesčių administratorius turi turėti visišką prieigą. Štai ką tai reiškia praktiškai.
PVM įstatymas tiesiogiai numato elektroninį sąskaitų saugojimą (78 str. 7 d.), o apskaitos dokumentai saugomi įmonės vadovo nustatyta tvarka, vadovaujantis Dokumentų ir archyvų įstatymu (FAĮ 10 str. 1 d.). Konkrečios saugyklos įstatymai nenurodo.
Popierines PVM sąskaitas faktūras galima nuskenuoti ir saugoti tik elektroniniu formatu. Popierinio originalo papildomai saugoti nebereikia (VMI, KM1736, 71 kl.).
PVM sąskaitos faktūros saugomos 10 metų nuo jų išrašymo dienos (PVMĮ 78 str. 7 d.). Tiek pat saugomi ir kiti ūkinę operaciją patvirtinantys dokumentai (rodyklės 3.15 p.).
Elektroninius dokumentus galima saugoti ir ne Lietuvoje, jei užtikrinama visiška prieiga prie jų duomenų. Saugoti draudžiama tik teritorijose, kuriose netaikomos ES savitarpio pagalbos mokesčių srityje taisyklės (PVMĮ 78 str. 7 d.).
Minimalūs terminai pagal Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodyklę, galiojančią nuo 2024-10-01. Ji taikoma ir privatiems juridiniams asmenims (2.1 p.).
| Dokumentas | Terminas | Šaltinis |
|---|---|---|
| Ūkinę operaciją patvirtinantys dokumentai: sąskaitos faktūros, mokėjimo pavedimai, avanso apyskaitos, kasos orderiai | 10 m. | Rodyklė, 3.15 p. |
| PVM sąskaitos faktūros, įskaitant kasos aparato kvitus, kurie laikomi PVM sąskaitomis faktūromis | 10 m. nuo išrašymo dienos | PVMĮ 78 str. 7 d.; VMI KM1240 |
| Finansinės apskaitos registrai | 10 m. | Rodyklė, 3.19 p. |
| Metinės finansinės ataskaitos | 10 m. | Rodyklė, 3.4 p. |
| Mokesčių deklaracijos | 10 m. | Rodyklė, 3.13 p. |
| Darbo užmokesčio apskaičiavimo dokumentai | 50 m. vienam iš jų, kitiems 10 m. | Rodyklė, 3.20 p. |
Tai minimalūs terminai: įmonė gali saugoti ilgiau (rodyklės 2.4 p.). Senesni straipsniai dažnai cituoja ankstesnę Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklę. Ji pakeista 2024 m. rugsėjo 24 d. Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymu Nr. VE-50.
Mokestį apskaičiuoti ar perskaičiuoti paprastai galima ne daugiau kaip už einamuosius ir trejus praėjusius kalendorinius metus (MAĮ 68 str. 1 d.), o tam tikrais atvejais — už einamuosius ir penkerius (68 str. 4 d.). Saugojimo terminas yra atskira prievolė ir šios taisyklės jo netrumpina.
Taip. VMI tai patvirtina aiškiai. Nuo 2021 m. nebegalioja taisyklė, kad sąskaita turi būti saugoma tokios formos, kokios gauta (VMI, KM1240).
„Popierinės PVM sąskaitos faktūros gali būti saugomos „popieriniu“ formatu arba jos gali būti skaitmeninamos (pvz., skenuojamos, konvertuojant jas į elektroninius dokumentus ir pan.) ir saugomos tik elektroniniu formatu. Tokiu atveju papildomai „popieriniu“ formatu PVM sąskaitų faktūrų saugoti nebereikia.“
Jei tiekėjas popierinę sąskaitą nuskenuoja ir atsiunčia el. paštu, ji laikoma elektronine PVM sąskaita faktūra (VMI, KM1736, 10 kl.).
Tai praktiniai patarimai, kylantys iš PVMĮ 78 str. 7 d. reikalavimų, o ne atskiros VMI taisyklės.
PVMĮ reikalauja, kad per visą saugojimo laikotarpį išliktų sąskaitos kilmės autentiškumas, turinio vientisumas ir įskaitomumas (78 str. 7 d.). Tai galima užtikrinti bet kokiomis verslo kontrolės priemonėmis (79 str. 11 d.). Štai kaip tai atrodo praktiškai.
Įstatymas tai apibrėžia kaip tiekėjo tapatybės tikrumą. Praktiškai sąskaitą turi būti įmanoma susieti su tiekėju ir apskaitos įrašu. Pavadinkite failą pagal datą, kontrahentą ir numerį, o ne „scan_0042.pdf“.
Įstatymas tai apibrėžia kaip pakeitimų nebuvimą. Neredaguokite PDF, ribokite redagavimo teises, o Drive versijų istorija parodys, jei failas buvo pakeistas.
Ir po 10 metų failas turi atsidaryti ir būti įskaitomas. Saugokite PDF ar JPG, o ne rečiau naudojamus formatus, ir netrinkite originalų.
Sąskaitose dažnai būna asmens duomenų: individualia veikla užsiimančių tiekėjų vardai ir pavardės, darbuotojų avanso apyskaitos. Todėl svarbūs ne tik mokesčių įstatymai, bet ir BDAR.
Google Workspace sutartims taikomas duomenų tvarkymo priedas, kuriame Google įvardijama duomenų tvarkytoja. Asmeninės Gmail paskyros tokio priedo neturi. Be to, darbuotojui išėjus iš darbo, archyvas gali likti jo asmeninėje paskyroje.
Workspace planuose nuo Business Standard administratorius gali nurodyti, kad duomenys būtų saugomi ES. Asmeninėje paskyroje tokio pasirinkimo nėra.
Kliento aplanką bendrinkite tik su tais, kurie dirba su tuo klientu. Įjunkite dviejų veiksnių autentifikavimą visoms paskyroms, turinčioms prieigą prie archyvo.
Drive failus iš šiukšliadėžės galutinai ištrina po 30 dienų. Nevalykite archyvo aplankų, kol nesibaigė saugojimo terminas.
Įstatymai aplankų struktūros nenustato, bet patikrinimo metu reikės greitai rasti konkrečią sąskaitą. Buhalterinėms įmonėms gerai veikia tokia tvarka:
Parseo tokią struktūrą jūsų Google Drive sukuria automatiškai kiekvieną kartą, kai eksportuojate sąskaitas.
Kaip veikia Parseo ir Google DriveNebegalioja reikalavimas saugoti PVM sąskaitas faktūras tokios formos, kokios jos buvo išrašytos ar gautos. Popierines sąskaitas galima skaitmeninti (VMI, KM1240).
Buhalterinės apskaitos įstatymas išdėstytas nauja redakcija ir dabar vadinamas Finansinės apskaitos įstatymu. Saugojimą reglamentuoja jo 10 straipsnis.
Įsigalioja Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodyklė (įsakymas Nr. VE-50). Sąskaitoms faktūroms ir apskaitos registrams joje nustatytas 10 metų terminas.
Nebereikia informuoti VMI apie elektroniniu būdu saugomų PVM sąskaitų faktūrų saugojimo vietą, kai jos saugomos ne Lietuvoje ir užtikrinama visiška prieiga prie duomenų (VMI, KM1240).
Kartais minimo „12 metų“ termino pirminiuose šaltiniuose neradome. Sąskaitoms faktūroms taikomas 10 metų terminas.
Dažnai klausiama
Taip. Įstatymai nenurodo konkrečios saugyklos. Svarbu, kad 10 metų išliktų sąskaitų autentiškumas, vientisumas ir įskaitomumas, o mokesčių administratorius galėtų gauti visišką prieigą prie duomenų (PVMĮ 78 str. 7 d.).
10 metų. PVM sąskaitoms faktūroms terminas skaičiuojamas nuo jų išrašymo dienos (PVMĮ 78 str. 7 d.). Kitiems ūkinę operaciją patvirtinantiems dokumentams taip pat taikomas minimalus 10 metų terminas (rodyklės 3.15 p.).
VMI nurodo, kad popierines PVM sąskaitas faktūras galima skaitmeninti ir saugoti tik elektroniniu formatu, o popierinio originalo papildomai saugoti nebereikia (KM1736, 71 kl.). Skenuota kopija turi būti išsami ir įskaitoma.
Ne. Iki 2025-12-31 reikėjo informuoti VMI, jei elektroninės sąskaitos saugomos ne Lietuvoje. Nuo 2026-01-01 šis reikalavimas nebetaikomas, jei užtikrinama visiška prieiga prie duomenų (VMI, KM1240).
Įstatymai to tiesiogiai nedraudžia, bet tai rizikinga: asmeninei paskyrai netaikomas Google duomenų tvarkymo priedas, negalima pasirinkti ES duomenų regiono, o išėjus darbuotojui archyvas gali likti jo paskyroje. Naudokite įmonės Google Workspace paskyrą.
Taip. Jei popierinė PVM sąskaita faktūra nuskenuojama ir siunčiama bei gaunama el. paštu, VMI ją laiko elektronine (KM1736, 10 kl.).
Kaip padeda Parseo
Straipsnis apibendrina 2026 m. rugsėjo mėn. galiojančius teisės aktus ir viešai skelbiamus VMI paaiškinimus. Jis nėra teisinė ar mokesčių konsultacija. Kilus abejonių, vadovaukitės teisės aktų tekstais arba kreipkitės į konsultantą.